01. Quem somos e abrangência
Cogsys é o nome comercial de RICARDO FERREIRA MEDEIROS, inscrito no CNPJ sob o nº 39.628.042/0001-07, com atuação em sistemas, integrações, automação e agentes virtuais. Esta política abrange o site cogsys.com.br, a Cogsys Platform e os tratamentos de dados pessoais relacionados a esses serviços.
Ela se destina a visitantes, pessoas que entram em contato com a Cogsys, representantes e usuários de empresas clientes e pessoas atendidas por essas empresas por meio da plataforma. Esta política apresenta informações sobre o tratamento de dados pessoais e o exercício de direitos previstos na Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD, Lei nº 13.709/2018).
O canal de contato para assuntos de privacidade é contato@cogsys.com.br.
02. Responsabilidades no tratamento
Na relação direta com a Cogsys: atuamos como controladora ao definir as finalidades e os meios de tratamento para responder contatos, administrar contas, manter a relação comercial e proteger nossos serviços.
Nos atendimentos realizados pelas empresas clientes: a empresa que atende você é, em regra, a controladora dos dados de seus consumidores e contatos. Ela define a finalidade do atendimento, as informações necessárias e as instruções de uso da plataforma. A Cogsys atua como operadora ao tratar esses dados em nome da empresa, nos limites das instruções e condições contratadas.
Uma mesma operação pode envolver responsabilidades próprias da Cogsys, como registros necessários à segurança ou ao cumprimento de obrigações legais. Os papéis são avaliados conforme a atividade efetiva. Esta política não substitui a política da empresa com a qual você se relaciona.
03. Dados pessoais tratados
- Contato pelo site e por e-mail: nome, e-mail, empresa, assunto e conteúdo da mensagem, além das informações que você fornecer para o atendimento.
- Cadastro e uso da plataforma: nome, e-mail, senha protegida por hash, vínculo com a empresa, permissões, configurações e registros de acesso e de ações necessárias à operação.
- Dados inseridos pelas empresas clientes: nomes, telefones, e-mails, documentos, empresa, observações, oportunidades comerciais, histórico de conversas e outros dados incluídos nos campos disponíveis.
- WhatsApp Business: número de telefone e identificador do contato, nome de perfil informado pelo WhatsApp, mensagens recebidas e enviadas, imagens, áudios, legendas, transcrições quando habilitadas, horários, identificadores de mensagens e informações de entrega. Também tratamos identificadores e credenciais de integração da conta empresarial, necessários para conectar o canal.
- Recursos de IA: perguntas, instruções e informações fornecidas na configuração, simulação e uso dos agentes, trechos do histórico de atendimento e respostas geradas. Áudios podem ser transcritos conforme os recursos habilitados.
- Dados técnicos: endereço IP, informações de requisição e do navegador e registros técnicos que podem ser gerados para funcionamento, diagnóstico e segurança. Cookies de sessão e mecanismos semelhantes podem ser usados para autenticação, proteção de formulários e continuidade da navegação; suas opções podem ser gerenciadas no navegador, com possível impacto nessas funções.
Evite enviar senhas, credenciais, dados financeiros ou dados pessoais sensíveis nas conversas e campos livres, salvo quando estritamente necessário e por canal apropriado. As empresas clientes devem limitar os dados inseridos ao necessário e avaliar as regras específicas aplicáveis a dados sensíveis e a dados de crianças e adolescentes.
04. Finalidades e bases legais
A base legal depende da finalidade e da relação com o titular. Na atuação como controladora, a Cogsys pode tratar dados para:
- Responder solicitações e fornecer serviços: procedimentos preliminares solicitados pelo titular e execução de contrato, quando aplicáveis.
- Administrar o relacionamento, prestar suporte e proteger a operação: execução de contrato ou legítimo interesse, conforme o caso, com avaliação da necessidade e dos direitos do titular.
- Cumprir exigências legais e atender determinações de autoridades: cumprimento de obrigação legal ou regulatória.
- Resguardar direitos em processos: exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral.
- Realizar atividades que dependam de autorização: consentimento, quando exigido, para a finalidade informada e com possibilidade de revogação.
No tratamento realizado em nome das empresas clientes, cabe à controladora definir e demonstrar a base legal adequada para o atendimento, a gestão de contatos, as automações e o uso de IA. O uso do site ou da plataforma, por si só, não constitui consentimento genérico para qualquer tratamento.
05. Agentes virtuais e inteligência artificial
A plataforma permite configurar agentes virtuais para responder dúvidas, apoiar atendimentos e encaminhar conversas para a equipe humana. Também oferece recursos de simulação e apoio à configuração dos agentes.
Quando esses recursos são utilizados, a integração com a OpenAI pode receber instruções do agente, informações de referência e trechos de conversa necessários à resposta. Conforme o recurso habilitado, áudios podem ser enviados para transcrição; as transcrições podem integrar o histórico usado no atendimento.
Respostas geradas por IA podem conter erros e devem ser avaliadas no contexto do atendimento. Você pode solicitar atendimento humano à empresa responsável pelo canal. Questões sobre decisões automatizadas que afetem seus interesses podem ser encaminhadas pelo canal indicado nesta política.
As condições de tratamento pelos fornecedores de IA dependem dos serviços contratados, dos contratos e das configurações aplicáveis a cada integração.
06. Com quem os dados podem ser compartilhados
- Empresa responsável pelo atendimento: usuários autorizados dessa empresa acessam os contatos, conversas e registros pertinentes às suas atividades na plataforma.
- Meta / WhatsApp: para conectar contas empresariais e receber e enviar mensagens e mídias pelo WhatsApp Business Platform, incluindo os identificadores e metadados necessários à integração.
- OpenAI: para os recursos de inteligência artificial descritos acima, quando utilizados.
- HostGator: infraestrutura de hospedagem do site e da plataforma, incluindo o banco de dados e serviços de e-mail utilizados na operação.
- DigitalOcean: infraestrutura do processamento externo que executa tarefas da plataforma, incluindo os fluxos de atendimento com IA.
- Google/Gmail: recebe e armazena os e-mails encaminhados pelo formulário de contato do site para atendimento pela Cogsys, enviados pelo serviço SMTP da HostGator.
- Autoridades e assessores: quando necessário ao cumprimento de obrigação legal, atendimento de determinação válida ou exercício regular de direitos.
O compartilhamento deve se limitar à finalidade da atividade. O tratamento realizado pela Meta e por outros fornecedores em suas próprias atividades também está sujeito às políticas e condições desses serviços.
07. Segurança e armazenamento
Os dados podem ser mantidos nos bancos de dados e registros operacionais da plataforma, nos serviços de e-mail e na infraestrutura utilizada na prestação dos serviços. Informações encaminhadas às integrações também são processadas pelos respectivos fornecedores.
A plataforma utiliza autenticação, controle de acesso, separação dos dados por empresa, proteção de senhas por hash e criptografia dos tokens e segredos gravados no cadastro da conta de WhatsApp. Esses controles reduzem riscos, mas nenhum sistema está livre de falhas ou acessos indevidos.
Os usuários devem proteger suas credenciais e comunicar suspeitas de uso indevido. Eventuais incidentes devem ser avaliados conforme sua natureza e os deveres de comunicação previstos na legislação aplicável.
08. Retenção e exclusão
A conservação deve se limitar ao período necessário à finalidade do tratamento, considerando a relação contratual, as instruções lícitas da empresa controladora e os fundamentos legais aplicáveis. Ao término do tratamento, os dados devem ser eliminados, ressalvadas as hipóteses legais de conservação.
No fluxo atual da plataforma, o arquivamento de conversas preserva seu conteúdo. A exclusão administrativa disponível remove a conversa selecionada e suas mensagens, mas não elimina automaticamente o contato nem os demais registros relacionados a ele. Vínculos comerciais e registros de execução de IA podem impedir essa exclusão pela interface. Essa restrição técnica não constitui, por si só, fundamento para conservar os dados: o pedido é tratado pelo procedimento manual descrito abaixo.
O prazo padrão de retenção definido pela Cogsys para os backups próprios é de 30 dias a partir da criação da cópia. A revisão e o descarte são manuais; não há descarte automático implantado. Cópias necessárias à recuperação, ao cumprimento de obrigações legais ou à investigação de incidentes podem ser preservadas por mais tempo, com fundamento aplicável, justificativa documentada e revisão da necessidade de conservação.
Os backups gerenciados pelos fornecedores estão sujeitos aos ciclos e condições dos respectivos serviços contratados. O prazo dos backups próprios não determina o período de tratamento dos registros ativos da plataforma.
O encerramento de uma conta ou de uma integração não significa necessariamente a eliminação imediata de todos os registros. A análise de exclusão considera a finalidade, as hipóteses legais de conservação e as cópias existentes, inclusive na revisão manual dos backups.
Para dados tratados em nome de clientes, as solicitações são avaliadas com a empresa controladora. Veja a orientação para solicitar exclusão.
09. Transferências internacionais
O processamento externo de tarefas da plataforma utiliza infraestrutura da DigitalOcean em Nova York, Estados Unidos (região NYC1), com acesso aos dados necessários aos fluxos executados nesse ambiente.
As integrações com Meta/WhatsApp, OpenAI e Google/Gmail também podem envolver processamento ou armazenamento de dados fora do Brasil. As localidades e condições desses serviços dependem dos fornecedores e das configurações contratadas; a localização do worker não determina a localização das demais integrações.
Essas operações devem observar os requisitos da LGPD e da regulamentação da ANPD, inclusive quanto à adoção de mecanismo válido de transferência internacional e às salvaguardas aplicáveis. Informações sobre o tratamento relacionado ao seu caso podem ser solicitadas pelo canal de privacidade.
10. Direitos dos titulares
Nos termos e limites da LGPD, você pode solicitar:
- Confirmação da existência de tratamento e acesso aos seus dados.
- Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados.
- Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a lei.
- Portabilidade, observada a regulamentação aplicável e os segredos comercial e industrial.
- Eliminação dos dados tratados com consentimento, ressalvadas as hipóteses legais de conservação.
- Informação sobre compartilhamentos e sobre a possibilidade de negar consentimento e suas consequências, além da revogação do consentimento.
- Oposição ao tratamento baseado em dispensa de consentimento, em caso de descumprimento da lei.
- Revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado que afetem seus interesses e informações sobre os critérios e procedimentos utilizados, resguardados os segredos comercial e industrial.
Você também pode peticionar perante a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e os órgãos de defesa do consumidor, conforme aplicável.
11. Solicitações de privacidade e exclusão de dados
Para exercer seus direitos, inclusive solicitar a exclusão de dados relacionados ao WhatsApp Business ou à plataforma, envie um e-mail para contato@cogsys.com.br, com o assunto “Privacidade — solicitação do titular”.
- Informe seu nome e um meio de contato para resposta.
- Descreva o pedido e indique o e-mail da conta ou o número de WhatsApp relacionado, somente quando necessário para localizar os dados.
- Se o pedido envolver atendimento por uma empresa cliente, informe o nome da empresa e, se possível, o período aproximado da conversa.
Podemos solicitar informações adicionais estritamente necessárias para confirmar sua identidade e evitar acesso ou exclusão indevidos. Não envie senhas, tokens ou cópias de documentos no primeiro contato.
Se você foi atendido por uma empresa cliente, também pode solicitar diretamente a ela. Quando a Cogsys atuar como operadora, o pedido será encaminhado ou tratado com a controladora, conforme as responsabilidades aplicáveis. A resposta observará os prazos legais, com informação sobre o atendimento ou sobre eventual motivo de limitação ou conservação de dados.
O atendimento das solicitações de exclusão é manual. Após a verificação proporcional da identidade, identificamos os dados relacionados ao pedido e o responsável por cada tratamento, avaliamos sua finalidade e eventual fundamento de conservação e aplicamos as ações cabíveis. A análise abrange, conforme o caso, cadastros, contatos, conversas, transcrições, registros comerciais, registros de IA e e-mails.
Quando vínculos comerciais ou outros registros impedirem a exclusão pelas ações administrativas existentes, o caso será avaliado individualmente para definir a eliminação ou anonimização aplicável, ou a conservação com justificativa. Intervenções técnicas pontuais dependem de autorização e revisão, com preservação da integridade e do isolamento entre empresas. Não há exclusão integral automática por titular.
A resposta informa o alcance do atendimento e eventual limitação fundamentada. O procedimento inclui o tratamento das cópias sob controle da Cogsys, a cooperação com fornecedores quando cabível e a consideração dos pedidos atendidos em eventual restauração de backup, para evitar a reintrodução indevida de dados.
Excluir dados na Cogsys não elimina automaticamente os dados mantidos de forma independente pela Meta, pela empresa que realizou o atendimento ou por outros serviços. Pedidos relativos a essas atividades devem ser dirigidos aos respectivos responsáveis.
12. Atualizações desta política
Esta política pode ser atualizada para refletir mudanças nos serviços, nas integrações ou nos requisitos legais. A versão vigente estará disponível nesta mesma página, com a data de atualização. Alterações relevantes poderão ser comunicadas pelos canais apropriados, conforme a natureza da mudança.